PLAN DE COMUNICACIONES (HUV)

HOSPITAL UNIVERSITARIO DE CALI
PLAN DE COMUNICACIONES

META

El Hospital Universitario de Cali, en busca de lograr óptimos resultados en la prestación del servicio de salud, no sólo a la comunidad caleña, sino también a los vallecaucanos, ha creado estrategias de comunicación que con el pasar del tiempo se han desechado. Partiendo de ese punto, en diciembre de 2008, se vio la necesidad de renovar y/o crear nuevas estrategias que vayan más a fin con las necesidades de los directivos, empleados y los clientes.

De acuerdo a los resultados arrojados por la auditoria de comunicación interna realizada en 2008, la meta propuesta en este plan de comunicaciones, desde la creación del mismo, es:

Mejorar y consolidar, a través del tiempo, la credibilidad en la prestación del servicio de salud pública y posicionar al Hospital Universitario de Cali como una de las mejores entidades prestadora de salud no sólo en el Valle del Cauca sino a nivel nacional.

OBJETIVO GENERAL

1. Mejorar las relaciones y la comunicación entre empleados y directivos del HUV, desde la creación de un excelente ambiente laboral y cultura organizacional.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Reforzar la historia y los valores administrativos (misión, visión, responsabilidad social, razón social, etc.) en todos los empleados y directivos del HUV.

2. Alcanzar niveles altos de reputación e imagen corporativa en todos los públicos del HUV.

3. Mejorar las propuestas comunicativas del HUV, desde los canales de comunicación, el flujo de la información y los instrumentos de comunicación


LINEA ARGUMENTAL

En las últimas décadas, el interés por mejorar los canales y flujos de comunicación en las organizaciones ha aumentado considerablemente. No importa la razón social de las organizaciones, si son públicas, privadas, ONG’s, fundaciones, etc., cada vez más, son muchas las empresas que utilizan gran parte de sus ingresos para consolidar el posicionamiento de su imagen, reputación y asegurar la permanencia de sus empleados, brindándoles mejores ambientes laborales y consolidando una excelente cultura organizacional.

Siendo una institución estatal que cuenta con cerca de 850 empleados entre personal médico, personal administrativo y personal operativo, el Hospital Universitario de Cali, brinda atención de nivel III a pacientes y usuarios de Cali y varios municipios del departamento del Valle del Cauca.

Los resultados arrojados en la auditoría de comunicación interna, entre otros son:

El 65% de los empleados de nivel operativo conocen adecuadamente los elementos esenciales de la historia, el presente y futuro de la organización. Un 87% del nivel administrativo tiene un conocimiento adecuado de la historia, el presente y el futuro del hospital. Un 42% de los empleados de nivel operativo tiene un conocimiento adecuado de esos mismos elementos.

El 65% de los empleados tiene una valoración positiva de los atributos de reputación e imagen del hospital. Sin embargo, hay un 43% del personal de todos los niveles que no tiene una buena percepción del ambiente laboral.

El boletín impreso semanal recibió un 85% de aceptación positiva. El 43% del personal operativo sostuvo que los temas divulgados a través de los diferentes medios, no respondían totalmente a sus expectativas. La Intranet y las reuniones informativas tuvieron un índice de aceptación del 61 y 72% respectivamente.

Las principales barreras de comunicación en el hospital están asociadas a: 1. Falta de tiempo de los directivos para comunicar (que fue evidenciada por el 76% de los empleados), 2. Poca existencia de canales de comunicación ascendente (planteado por el 58% de los encuestados), 3. Existencia de una comunicación más enfocada a las ordenes e instrucciones que a generar pertenencia y motivación (idea respaldada por el 71% de los encuestados).

ESTRATEGIAS Y TÁCTICAS DE COMUNICACIÓN

1. Se realizaran talleres lúdicos de integración entre empleados y directivos tres veces al año.

2. Salidas pedagógicas y talleres que traten temas como: Valores humanos, reflexiones espirituales, relaciones humanas, etc., dos veces al año.

3. Capacitaciones sobre la importancia del servicio al cliente a empleados de la parte administrativa (secretarias, recepcionistas, vigilantes, entre otros).

4. Capacitaciones a empleados dependiendo del área de trabajo y/o departamento.

5. Creación de carteleras informativas. En las entradas al Hospital, donde haya un mapa de ubicación, información general para todos los públicos, salas de espera y consultorios, donde se expongan temas como horarios de atención, mensajes alusivos al bienestar físico y mental de los humanos, capacitaciones, etc. Se estipula que se deben actualizar dos veces al mes, sin embargo esto puede variar dependiendo de la información.

6. Ubicación estratégica de puntos de información sobre cambios operativos, de ubicación de consultorios, citas, etc.

7. Reforma del boletín institucional. El cual se realizará quincenalmente, con el fin de que los públicos lo lean más detenidamente, que los temas traten la información esperada, como: nuevas curas para enfermedades, descubrimientos en la ciencia, trabajos que realice el Gobierno Nacional en la salud, campañas de salud, temas y cursos académicos, capacitaciones, crucigramas, sudoku, fechas especiales, entre muchos más. Con un diseño agradable, de 15x22 cm, que incluya no sólo textos, sino también imágenes, y fotografías. Donde puedan participar los empleados brindando información sobre lo que se esta haciendo en cada una de las dependencias y/o departamentos. Con una cantidad entre 1000 y 1500 boletines.

8. Realizar reuniones en las que se analice el modus operandi de los procesos quirúrgicos en cada uno de los departamentos. A las cuales asistirán directivos del Hospital y los médicos pertinentes dependiendo el tema a tratar. Y se realizaran una vez al mes.

9. Reunión exclusivamente de directivos del HUV, en la que se evalúe el funcionamiento del mismo, en todos los aspectos: económicos, sociales, cobertura, etc. Cada seis meses.

10. Creación y/o posicionamiento del logo y el slogan del HUV en aspectos como: Pasacalles, libretas, hojas membreteadas, lapiceros, sellos, camisetas, uniformes, etc.

11. Ubicación estratégica del buzón de sugerencia. El cual será evaluado por el departamento de comunicaciones del HUV y quien se encargará de actuar de acuerdo a las quejas que se presenten. La evaluación de los buzones de sugerencias se llevará a cabo dos veces al mes, por todos los departamentos.

12. Realizar reconocimientos por el desempeño laboral a los empleados que, por ejemplo. En el mes de mayo sean más puntuales y cumplan con el horario. Regalándoles botones, medallas, etc. Los cuales se entregaran al momento de los empleados recibir su pago o su cheque.

13. Desarrollar eventos, pequeñas actividades o detalles donde se celebren fechas especiales como Navidad, Amor y Amistad, Día de la Mujer, Día de la Madre, Día del Trabajador, etc.


CRONOGRAMA:

1. TALLERES INTEGRACION:
ABRIL – AGOSTO – DICIEMBRE
INDICADOR: TALLERES PROPUESTOS POR TALLERES REALIZADOS.

2. SALIDAS PEDAGOGICAS
JUNIO – MARZO
INDICADOR: SALIDAS PROPUESTAS POR SALIDAS REALIZADAS.

3. CAPACITACIONES
DEPENDEN DE LOS TEMAS, EL PERSONAL, ELTIEMPO Y LOS COSTOS.

4. CARTELERAS
DOS VECES AL MES
INDICADOR: CARTELERAS HECHAS POR CARTELERAS ACTUALIZADAS.

5. BOLETIN INSTITUCIONAL
DOS VECES AL MES
INDICADOR: BOLETINES PROPUESTOS POR BOLETINES REALIZADOS

6. REUNIONES
UNA VEZ AL MES
INDICADOR: REUNIONES PROPUESTAS POR REUNIONES REALIZADAS.

7. REUNIONES DIRECTIVOS (Punto 9)
CADA SEIS MESES
INDICADOR: REUNIONES PROPUESTAS POR REUNIONES REALIZADAS

8. EVALUACION BUZON DE SUGERENCIA
DOS VECES AL MES
INDICADOR: DE LAS SUGERENCIAS Y QUEJAS ENCONTRADAS, LAS SOLUCIONES APLICADAS.

9. FECHAS ESPECIALES
DEPENDEN DE LA CELEBRACION ESTABLECIDA.

NOTA: Profesor German Caicedo, realicé el cronograma con su respectivo cuadro, pero al ser publicado se alteró la presentación de éste, entonces decidí enumerar las fechas del cronograma ya realizado.